Rolnicy – podobnie jak inni przedsiębiorcy – muszą przygotować się na wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). O zmianach w przepisach i nowych obowiązkach od 2026 roku mówiono podczas szkolenia zorganizowanego w Tucholi dla rolników z naszego powiatu przez Urząd Skarbowy w Tucholi oraz Powiatowy Zespół Doradztwa Rolniczego w Tucholi.

REKLAMA

Szkolenie branżowe przeprowadzono 5 marca w Tucholskiej Książnicy. Wzięli w nim udział przedstawiciele rolników ze wszystkich gmin z terenu powiatu tucholskiego, a także członkinie Kół Gospodyń Wiejskich. Podstawowe informacje dotyczące KSeF, przygotowane przez Ministerstwo Finansów, przekazały zebranym Alicja Słowikowska i Marzena Chylewska z Urzędu Skarbowego w Tucholi. Na bieżąco odpowiadały one również na pytania uczestników, podobnie jak Marcin Szwoch, kierownik Powiatowego Zespołu Doradztwa Rolniczego w Tucholi.

KSeF – co to właściwie jest?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokument taki ma formę pliku XML, a nie tradycyjnego pliku PDF czy papierowej faktury. Po wystawieniu w systemie otrzymuje on specjalny numer identyfikacyjny i jest automatycznie dostępny dla kontrahenta. Faktury w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat (po tym okresie podatnik przechowuje faktury poza KSeF, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

KSeF obejmuje wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą, niezależnie od formy jej wykonywania. Oznacza to, że system dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących gospodarstwa rolne, jak i spółek czy spółdzielni działających w sektorze rolnym.

KSeF nie wymaga od użytkownika rejestracji ani zakładania konta. Aby korzystać z KSeF, należy uwierzytelnić się („zalogować”) w systemie w kontekście właściwego numeru NIP. Można to zrobić za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej bądź tokena KSeF (specjalnego ciągu znaków generowanego w systemie, który umożliwia komunikację systemów informatycznych).

Kluczowe terminy

Od 1 lutego 2026 r. KSeF stał się obowiązkowy dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników, w tym rolników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.

Ważne! Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdy faktura jest przekazywana w sposób uzgodniony).

Najmniejsi przedsiębiorcy z bardzo niską sprzedażą – do 10.000 zł miesięcznie – mogą w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Dla tej grupy obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się dopiero 1 stycznia 2027 r. Dodajmy, że w przypadku przekroczenia limitu 10.000 zł obowiązek korzystania z KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie limitu.

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragonów fiskalnych, które są uznawane za faktury do 450 zł.

Rolnicy ryczałtowi nie wystawiają własnych faktur, dlatego nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Sprzedaż ich produktów dokumentowana jest fakturą VAT RR wystawianą przez nabywcę, np. skup czy przetwórcę. Od 1 lutego 2026 r. faktury VAT RR będą mogły być wystawiane w KSeF, jednak dla rolnika ryczałtowego korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne.

Szkolenie cieszyło się dużym zainteresowaniem wśród rolników.

Jak uzyskać dostęp do systemu KSeF?

Aby korzystać z KSeF, konieczne jest posiadanie NIP-u. Jak informowały pracownice Urzędu Skarbowego w Tucholi, osoby prowadzące działalność w zakresie rolnictwa nie muszą podejmować żadnych dodatkowych czynności, aby móc korzystać z systemu e-faktur – pod warunkiem, że posiadają NIP. W przypadku jego braku należy najpierw wystąpić do urzędu skarbowego o jego nadanie. Dodatkowo wymagane jest posiadanie profilu zaufanego do zalogowania się w aplikacji podatnika KSeF. Możliwe jest również wykorzystanie elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Osoba fizyczna po „zalogowaniu” do krajowego systemu e-faktur może nadawać uprawnienia innym osobom lub podmiotom, np. biuru rachunkowemu, umożliwiając im dostęp do systemu i zarządzanie fakturami elektronicznymi.

W przypadku Kół Gospodyń Wiejskich obowiązuje ta sama zasada. Jeśli KGW posiada pieczęć elektroniczną, nie trzeba składać żadnego zawiadomienia do urzędu skarbowego – logowanie jest możliwe bezpośrednio przy użyciu tej pieczęci, o ile została wystawiona na NIP KGW. Jeśli koło nie posiada pieczęci elektronicznej, należy zgłosić do urzędu skarbowego zawiadomienie, ze wskazaniem osoby wyznaczonej do obsługi systemu, np. przewodniczącej KGW. Druk ZAW-FA musi zostać podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji organizacji. Dokument można dostarczyć do urzędu w formie papierowej lub elektronicznej – przez e-Urząd lub konto organizacji.

Jakie rodzaje faktur obsługiwane są w systemie KSeF?

W systemie KSeF obsługiwane są m.in. następujące rodzaje faktur: faktura uproszczona, podstawowa, zaliczkowa, rozliczająca oraz faktury korygujące do wymienionych wcześniej typu faktur.

KSeF nie obsługuje natomiast faktur wewnętrznych, rachunków w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej, faktur pro forma, dokumentów wewnętrznych oraz not uznaniowych i obciążeniowych.

Dokumenty te mogą być nadal przekazywane kontrahentom, jednak należy wcześniej uzgodnić między stronami sposób ich doręczenia

– mówiła Marzena Chylewska.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Aby wystawić fakturę w KSeF, podatnik musi skorzystać z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (np. aplikacji podatnika KSeF, aplikacji mobilnej KSeF 2.0 lub programu e-Mikrofirma) albo z programu księgowego zintegrowanego z systemem.

Faktury można wystawiać w trybie online, czyli bezpośrednio w systemie w czasie rzeczywistym lub w trybie offline – gdy dokument przygotowywany jest poza KSeF i wysyłany do systemu w określonym terminie.

Tryb offline stosuje się w trzech sytuacjach: w przypadku braku dostępu do internetu po stronie podatnika (offline24), ogłoszonej niedostępności systemu KSeF, np. podczas prac serwisowych oraz w sytuacji awarii systemu.

W przypadku trybu offline faktury wystawia się zgodnie ze wzorem FA(3) i przesyła do KSeF w terminie jednego dnia, jeśli chodzi o prace serwisowe lub tryb offline 24. W przypadku trybu awaryjnego termin przesyłania faktur wynosi natomiast siedem dni. Z wystawiania faktur w trybie offline mogą korzystać podatnicy, którzy używają programów komercyjnych

– informowała Alicja Słowikowska.

KSeF a obowiązek podatkowy

Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad powstawania obowiązku podatkowego ani terminów wystawiania faktur. Faktury nadal wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub otrzymano zaliczkę.

Jak skorygować fakturę powstałą w KSeF?

Uczestniczący w spotkaniu rolnicy dopytywali, jak skorygować fakturę w KSeF lub co zrobić, gdy została wystawiona na nich omyłkowo. W odpowiedzi prowadzące szkolenie wyjaśniały, że po przekazaniu pliku faktury do KSeF nie można jej edytować ani anulować. W przypadku błędu konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Wraz z wprowadzeniem systemu zrezygnowano z not korygujących – każda zmiana danych na fakturze będzie wymagała wystawienia faktury korygującej.

Do KSeF mogą trafiać również faktury niezwiązane z działalnością opodatkowaną. Dzieje się tak np. wtedy, gdy rolnik kupuje coś do domu i bierze to na fakturę. W systemie pojawiają się też dokumenty dotyczące leasingu czy kredytu. Dlatego tucholski ODR wypracował własną procedurę, która ma zapewnić pełną pewność co do tego, które faktury należy rozliczyć. W praktyce oznacza to, że rolnicy muszą dostarczać do biura wydruki faktur związanych wyłącznie z działalnością rolniczą.

Na ich podstawie rozliczam w Urzędzie Skarbowym tylko działalność opodatkowaną, czyli działalność rolniczą. Interesują mnie wyłącznie faktury związane z gospodarstwem rolnym

– wyjaśniał Marcin Szwoch, kierownik Powiatowego Biura ODR w Tucholi.

Jak dodał, pracownicy biura mają także możliwość edycji faktur, jednak w takim przypadku potrzebna jest informacja od rolnika, która z pozycji znajdujących się na dokumencie nie powinna zostać ujęta w rozliczeniu.

Najlepsza nauka na żywym organizmie

Dla większości rolników będących czynnymi podatnikami VAT korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku. Dlatego warto wcześniej poznać zasady działania systemu i przygotować się do zmian.

Najlepiej uczy się na żywym organizmie, ale zachowajmy ostrożność przy wystawianiu faktur. W razie wątpliwości warto skontaktować się z biurem rachunkowym lub urzędem skarbowym. Polecam też wersję testową systemu, aby sprawdzić, czy wszystko działa i jest jasne

– mówił Marcin Szwoch.

Marcin Szwoch, kierownik Powiatowego Zespołu Doradztwa Rolniczego w Tucholi, zachęcał rolników, aby już teraz korzystali z KSeF. Bieżący rok jest okresem przejściowym, więc ewentualne błędy nie będą miały konsekwencji.