materiały partnera
Przez KSeF ma docelowo przepływać kilka miliardów faktur rocznie. Skala tego przedsięwzięcia pokazuje, że system ten nie jest jedynie narzędziem do elektronicznego przesyłania dokumentów. To centralna platforma, przez którą przechodzą faktury objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Dotychczasowy obieg dokumentów opierał się na dużej swobodzie. Fakturę można było wysłać mailem, wydrukować, przekazać przez kuriera lub udostępnić w systemie klienta. KSeF to zmienia. Każda faktura ustrukturyzowana musi zostać wystawiona zgodnie ze ściśle określonym schematem XML i przesłana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Moment uznania faktury za wystawioną zależy od trybu jej wystawienia. W standardowym trybie online jest to co do zasady dzień przesłania faktury do KSeF. Dla odbiorcy oznacza to, że faktura nie trafia już bezpośrednio od kontrahenta, lecz jest pobierana z systemu. Zmienia się więc zarówno moment uznania faktury za doręczoną, jak i sposób jej archiwizacji. Dokumenty przechowywane są w KSeF przez 10 lat, bez konieczności budowania własnych archiwów papierowych czy elektronicznych.
Harmonogram wdrożenia powinien mieć jasno wyznaczoną osobę lub zespół odpowiedzialny za koordynację działań. W małej firmie może to być główna księgowa, w większej projekt manager z udziałem działu IT i finansów. Brak wyraźnego przywództwa w tym procesie to jeden z najczęstszych powodów opóźnień.
Kwestie technologiczne, księgowe i organizacyjne najlepiej ująć w jeden spójny plan podzielony na etapy. Pierwszym krokiem jest audyt i analiza luk, następnie wybór lub aktualizacja oprogramowania oraz szkolenia. Kolejny etap obejmuje testy, a na końcu następuje wdrożenie produkcyjne i monitorowanie działania systemu w pierwszych tygodniach. Weryfikacja poprawności działania systemu przed startem na rzeczywistych dokumentach powinna obejmować wystawienie faktury krajowej, faktury korygującej, faktury z odwrotnym obciążeniem. Każdy z tych przypadków może zachowywać się inaczej w systemie i wymagać osobnego sprawdzenia.
Firmy, które chcą odpowiednio przygotować się do zmian i sprawnie przeprowadzić wdrożenie KSeF, mogą skorzystać ze wsparcia specjalistów przy dostosowaniu procesów księgowych i organizacyjnych do nowych zasad. Zewnętrzne doradztwo bywa szczególnie wartościowe tam, gdzie wewnętrzne zasoby są ograniczone lub gdzie skala operacji jest duża.
Przygotowanie firmy do KSeF warto zacząć od audytu własnych procesów. Zanim sięgniesz po nowe oprogramowanie, przejrzyj, jak faktury są dziś wystawiane, przez kogo zatwierdzane i w jakim czasie trafiają do księgowości. Często okazuje się, że obieg dokumentów jest chaotyczny, oparty na mailach i telefonach, a KSeF wymusza jego formalizację.
Pracownicy działu sprzedaży, zakupów i księgowości muszą rozumieć nowe zasady. Każdy z innej perspektywy. Handlowiec musi wiedzieć, kiedy wystawienie faktury przez KSeF jest obowiązkowe, a kiedy przepisy dopuszczają wystawienie jej poza systemem. Księgowa musi znać nowy schemat danych i wiedzieć, jak reagować na odrzucenie dokumentu przez system.
Sprawdzenie kompatybilności oprogramowania to kolejny krok, który często zajmuje więcej czasu, niż się wydaje. Jeśli korzystasz z popularnego systemu ERP, zapytaj dostawcę o status integracji z KSeF i dostępne aktualizacje. Mniejsze, niszowe programy mogą wymagać indywidualnego podejścia lub nawet zmiany dostawcy.
Integracja KSeF z istniejącymi systemami potrafi zaskoczyć. Firmy, które korzystają z kilku różnych narzędzi jednocześnie, mogą natrafić na problemy z przepływem danych między nimi. Schemat XML wymagany przez KSeF jest precyzyjny, a każde pole musi być wypełnione zgodnie ze specyfikacją.
Awarie systemu to scenariusz, na który trzeba się przygotować zawczasu. KSeF, jak każda platforma rządowa, może być czasowo niedostępny. Ministerstwo Finansów przewiduje tryb offline, jednak jego wdrożenie wymaga przygotowania wewnętrznych procedur. Firma musi wiedzieć, jak postępować z fakturami wystawionymi poza systemem i kiedy je do niego dosłać.
Błędy w danych na fakturach to ryzyko, które rośnie przy dużej liczbie dokumentów. Literówka w numerze NIP kontrahenta, błędna data czy brakujące pole mogą skutkować odrzuceniem faktury przez system. Warto zbudować wewnętrzną listę kontrolną i wdrożyć automatyczną walidację danych przed wysyłką.
Szkolenia pracowników bywają traktowane jako ostatni punkt na liście, choć powinny być jednym z pierwszych. Nawet najlepiej skonfigurowany system nie zadziała sprawnie, jeśli osoby go obsługujące nie rozumieją logiki KSeF i nie wiedzą, jak reagować na komunikaty błędów.
KSeF przebudowuje fundamenty obiegu dokumentów finansowych w firmie i właśnie dlatego wdrożenie wymaga podejścia systemowego, a nie punktowego łatania problemów. Przedsiębiorstwa, które wcześniej przeprowadzą audyt procesów, zaktualizują oprogramowanie i przeszkolą pracowników, wejdą w nowe zasady bez dezorganizacji codziennej pracy. Wdrożenie KSeF warto potraktować jako okazję do rzeczywistego uporządkowania obiegu faktur. Firmy, które to zrobią, zyskają sprawniejsze procesy niezależnie od kolejnych zmian w przepisach.
