Image by Oliver Menyhart from Pixabay
Codzienna obsługa sprzedaży, prowadzenie rozliczeń podatkowych oraz zarządzanie pracą całego zespołu księgowego to trzy obszary, które w nowoczesnej firmie coraz częściej łączy jeden, spójny system informatyczny. Odpowiednio dobrane oprogramowanie pozwala ograniczyć liczbę wykorzystywanych narzędzi oraz zredukować ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przenoszenia danych. Poniżej przybliżamy, jak wygląda takie połączone podejście w praktyce.
Wystawienie dokumentu sprzedażowego, zgodnego z aktualnymi przepisami oraz zintegrowanego z Krajowym Systemem e-Faktur, wymaga dziś dostępu do sprawdzonego narzędzia informatycznego. Program do wystawiania faktur usprawnia codzienną obsługę sprzedaży, oferując możliwość wygenerowania dokumentu z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, w tym z poziomu aplikacji mobilnej. Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta na podstawie samego numeru NIP, pobieranych z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, dodatkowo skraca czas potrzebny na przygotowanie każdej kolejnej faktury. Integracja z platformami sprzedażowymi oraz drukarkami fiskalnymi pozwala przy tym scalić różne kanały sprzedaży w jednym, wspólnym systemie. Możliwość zaprogramowania cyklicznego wystawiania faktur, przydatna przy stałej obsłudze abonamentowej klientów, dodatkowo usprawnia codzienną pracę przedsiębiorcy prowadzącego powtarzalną współpracę z tymi samymi kontrahentami.
Rozliczenia podatkowe firmy wymagają regularnego, systematycznego prowadzenia ewidencji, zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz terminami wynikającymi z ustawy o VAT i podatku dochodowym. Program do prowadzenia księgowości automatyzuje rozliczenia z urzędami, pozwalając przedsiębiorcy jedynie wskazać, czego dotyczy dana faktura, a system samodzielnie przypisuje wydatek do właściwej kolumny księgi przychodów i rozchodów oraz odpowiednio go księguje. Wysyłka wymaganych deklaracji oraz plików JPK bezpośrednio z poziomu systemu do Ministerstwa Finansów i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dodatkowo eliminuje konieczność korzystania z osobnych narzędzi do przygotowania tej dokumentacji. Dostęp do wsparcia merytorycznego ekspertów z zakresu podatków i prawa gospodarczego stanowi kolejne udogodnienie dla osób samodzielnie prowadzących swoje rozliczenia. Możliwość przeniesienia księgowości od dowolnego miesiąca w trakcie roku, z zachowaniem ciągłości numeracji faktur oraz wcześniejszych odpisów amortyzacyjnych, dodatkowo ułatwia zmianę dostawcy oprogramowania bez utraty historii rozliczeń.
Obsługa jednocześnie wielu klientów, każdego o innym profilu działalności i wymaganiach księgowych, wymaga narzędzia pozwalającego sprawnie koordynować pracę całego zespołu. Program do zarządzania biurem rachunkowym ułatwia obsługę wielu klientów dzięki funkcjom takim jak raporty pracochłonności, pozwalające szefowi biura ocenić rzeczywiste obciążenie poszczególnych pracowników w danym okresie rozliczeniowym. System uprawnień, umożliwiający przypisanie konkretnym osobom ról takich jak opiekun, księgowy czy kadrowy, pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do poszczególnych modułów systemu zgodnie z zakresem obowiązków danego pracownika. Panel klienta, udostępniany przedsiębiorcom obsługiwanym przez dane biuro, dodatkowo pozwala im samodzielnie wystawiać faktury oraz mieć bieżący wgląd we własne rozliczenia. Funkcja masowej wysyłki powiadomień do wybranych lub wszystkich obsługiwanych klientów jednocześnie dodatkowo usprawnia komunikację biura z całą bazą przedsiębiorców korzystających z jego usług księgowych.
