Jak prowadzić bazę kandydatów do pracy?

Baza danych kandydatów do pracy to doskonałe narzędzie w dziale HR każdej firmy. Umożliwia znalezienie w przyszłości wykwalifikowanych osób na dane stanowisko. Co więcej, baza ta pozwala oszczędzić czas, zmniejszyć koszty rekrutacji i skuteczniej dobierać kandydatów. Warto więc zadbać o to, by była odpowiednio uporządkowana i systematycznie uzupełniania.

• Baza danych kandydatów służy do przechowywania informacji o kandydacie, takich jak dane kontaktowe, CV, list motywacyjny czy inne ważne dane.
• Zorganizowana i szczegółowa baza pomaga w budowaniu długotrwałych relacji z kandydatami i później w szybszym wyborze odpowiednich osób na różne stanowiska.
• Do prowadzenia bazy kandydatów do pracy można wykorzystać m.in. papierowe kartoteki, arkusze Excel lub skorzystać z internetowych narzędzi dostępnych na rynku. Istotne są aktualizacje i zabezpieczenia danych osobowych kandydatów, tak aby przestrzegać wszystkich przepisów.

Odkryj zalety prowadzenia bazy kandydatów do pracy

Przygotowanie dobrej bazy kandydatów do pracy to ważna strategia optymalizacji pracy działu HR. Może przynieść firmie niezliczone korzyści. Prowadzenie bazy kandydatów jest ważne z kilku powodów, takich jak:

• zebranie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu;
• selekcja CV według konkretnych umiejętności;
• skuteczniejszy dobór specjalistów dla danej oferty pracy;
• oszczędność czasu i pieniędzy inwestowanych w procesy rekrutacji;
• możliwość budowania trwałych relacji z kandydatami;
• optymalizacja zasobów ludzkich;
• dostęp do wielu danych w jednym miejscu.

Wybierz formę prowadzenia bazy kandydatów

Bazę kandydatów można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Gromadzenie wydrukowanych CV, listów motywacyjnych i notatek rekrutera w segregatorach zajmuje jednak miejsce na półkach. Potrzebny jest też czas na przeglądanie dokumentów, a ich drukowanie wymaga zakupu papieru i tuszu. Alternatywą jest prowadzenie wirtualnej bazy danych np. w jednym pliku Excel. Dzięki niej można szybko wyszukiwać osoby do pracy w Nowej Soli lub w innej lokalizacji według wybranych parametrów za pomocą filtrów i słów kluczowych. Istnieje również kilka systemów automatyzowania procesów rekrutacyjnych (ATS), które służą m.in. do przechowywania danych potencjalnych kandydatów.

Zbierz dane kandydata

Podania o pracę, referencje, życiorysy, listy motywacyjne należą do najpopularniejszych źródeł informacji o pracowniku. Jednak istotne są również notatki tworzone po rozmowie kwalifikacyjnej oraz oceny kandydata po poszczególnych etapach rekrutacji. Ważne jest, aby baza danych była uporządkowana. Kategoryzacja pod względem wykształcenia, doświadczenia, kompetencji, dawnych stanowisk itd. ułatwia znalezienie odpowiedniego kandydata.

Zadbaj o aktualizację i bezpieczeństwo danych

Baza kandydatów do pracy musi być na bieżąco aktualizowana. Warto ustalić kryteria, kto może zostać wpisany do bazy, np. tylko nowi kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania określone na stanowisku pracy lub tylko ci, którzy mają kilkuletnie doświadczenie. Następnie należy okresowo sprawdzać, czy wszystkie rubryki przy danym kandydacie są wypełnione i czy dane kontaktowe są aktualne. Trzeba pamiętać o ochronie danych osobowych. Należy też uzyskać zgodę kandydatów przed dodaniem ich do bazy oraz zapewnić możliwość usunięcia informacji na ich żądanie.

Pamiętaj o kontakcie z kandydatami

Dobrym sposobem na budowanie relacji z kandydatami jest regularny, odpowiedni kontakt z nimi. Można do tego wykorzystać biuletyny firmowe i udostępnianie wiadomości e-mail np. z nowymi ofertami pracy w Radzyminie, zaproszeniami na wydarzenia rekrutacyjne lub seminaria internetowe na żywo czy też z newsletterami z branży. Można także kontaktować się z kandydatami co 6–12 miesięcy z prośbą o zweryfikowanie poprawności danych.

Podsumowanie

Baza kandydatów do pracy jest istotną częścią procesu rekrutacyjnego. Jej zbudowanie i prowadzenie jest łatwe, tym bardziej że istnieją narzędzia, które mogą w tym pomóc. Zebrane w jednym miejscu informacje o potencjalnych pracownikach pozwalają skuteczniej dobierać osoby na dane stanowisko oraz nawiązywać trwałe relacje z kandydatami.