Zamknij

Jak zorganizować konferencję na Śląsku? Jaki hotel, jaką salę konferencyjną wybrać

12:07, 04.08.2022 | .

Województwo śląskie to jeden z najsilniej rozwiniętych gospodarczo i demograficznie regionów w
Polsce, a także największy zurbanizowany obszar w Europie środkowo-wschodniej. W związku z tym
jest to miejsce, w którym odbywa się wiele konferencji wszelkiego typu, m.in. biznesowych. W jaki
sposób zorganizować tu event tego typu? Gdzie? W hotelu a może w specjalnym ośrodku
szkoleniowym? Podpowiadamy.

Jak zorganizować konferencję krok po kroku?

Konferencja może być zdefiniowania jako spotkanie przedstawicieli określonych instytucji lub
organizacji, których celem jest omówienie wcześniej ustalonych zagadnień. W związku z tym konieczne
jest jej dokładne zaplanowanie. Jakie poszczególne etapy należy uwzględnić w pracach nad organizacją
eventu?

Krok 1. Plan konferencji

Podobnie jak w przypadku organizowania wielu innych elementów naszego życia konieczne jest
posiadanie planu działania. W zależności od typu konferencja może mieć zróżnicowany cel —
przedstawienie najnowszych wyników badań z danej dziedziny, omówienie funkcjonowania i rozwoju
przedsiębiorstwa czy zaprezentowanie założeń politycznych. Konieczne jest także określenie adresatów wydarzenia, liczby zaplanowanych uczestników, nazwisk prelegentów oraz nazw sponsorów i partnerów wydarzenia.

Krok 2. Budżet na konferencję

Plan zawsze powinien być zestawiony z posiadanym budżetem, by móc
sprawdzić, ile pieniędzy można wydać i jak rozdzielić je pomiędzy niezbędne zagadnienia, takie jak sala
lub hotel, catering, marketing etc.

Krok 3. Jak ustalić termin konferencji?

Podczas jego ustalania pod uwagę należy wziąć nie tylko dostępność prelegentów oraz honorowych
gości, a także kalendarz wydarzeń związanych z daną branżą, by wydarzenia nie kolidowały ze sobą.

Krok 4. Miejsce konferencji: hotel, ośrodek szkoleniowy, co jeszcze?

Miejsce organizacji konferencji jest niezwykle ważnym elementem podczas organizacji eventu.
Ośrodki szkoleniowe, wirtualne biura, a także hotele, takie jak np. www.hotelalpex.pl w Zabrzu, oferują wynajem sal konferencyjnych.
Podczas porównywania dostępnych ofert warto skupić się na wielkości sal konferencyjnych
oraz możliwości zaaranżowania przestrzeni według własnych potrzeb, lokalizacji
(powinna być
położona w dogodnym komunikacyjnie miejscu, by umożliwić dojazd własnym samochodem, jak i
komunikacją publiczną), a także ich standardzie oraz wyposażeniu. Na Śląsku warto szukać sali
konferencyjnej nie tylko w Katowicach, ale i sąsiednich miastach, np. w Zabrzu, które są ze sobą bardzo
dobrze skomunikowane. W przypadku dużej liczby gości spoza miasta warto zadbać o zakwaterowanie
dla nich, w tym przypadku dobrym pomysłem znów będzie hotel.

Krok 5. Jaki catering na konferencji?

W dobrym guście jest zapewnienie uczestnikom konferencji komfortowych warunków, w tym
wyżywienia. Warto zastanowić się nad tym, jakie posiłki warto zapewnić uczestnikom wydarzenia. Może
być to słodki stół, jak i słone przekąski lub obiad. Wszystko zależy od charakteru i
czasu trwania konferencji.

Krok 6. Marketing i informacja na temat konferencji

Marketing, który związany jest z organizacją konferencji, bardzo często zależny jest od budżetu oraz
charakteru wydarzenia i może przybierać różne formy — można postawić na zaproszenie
gości
w formie e-maila lub listu, kartki, jak i poprzez zorganizowanie wydarzenia w social
media. W tym kontekście warto zadbać także o upominki, które zostaną wręczone
uczestnikom konferencji.

Krok 7. Ustalenie harmonogramu wystąpień oraz agendy wydarzenia

Nie tylko informacja o tym, że konkretne, dane wydarzenie się odbędzie, jest ważna. Istotne jest
także poinformowanie gości o przebiegu konferencji. Dzięki temu będą mogli oni dowiedzieć się, co
oferuje i móc zdecydować, czy zarejestrować się na wydarzenie. Warto jednak pamiętać, aby w
komunikacji zachować umiar i nie bombardować uczestników nadmiarem informacji.

Krok 8. Przygotowanie planu awaryjnego

Wypadki zdarzają się w najmniej odpowiednich momentach, dlatego podczas planowania konferencji
warto pamiętać o ustaleniu planu B, który będzie mógł zostać wdrożony, gdy jeden z
prelegentów nie dotrze na czas lub nie pojawi się na wydarzeniu w ogóle
.

()
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
0%