Przetargi bez tajemnic: co wolno, a czego unikać, by nie stracić szansy na kontrakt?

Droga do zdobycia klienta może prowadzić przez wiele ścieżek – jedne są szybkie i proste, inne wymagają precyzji i znajomości zasad. Przetargi w branży budowlanej to właśnie ten drugi przypadek. W tym artykule omówimy, jak poruszać się po tym rynku, by skutecznie zdobywać kontrakty i unikać kosztownych błędów.

Można zadawać pytania – nie bój się dopytywać!

Przetargi wymagają skrupulatnej analizy dokumentacji. W przypadku skomplikowanych projektów budowlanych nie zawsze da się odtworzyć wszystkie aspekty inwestycji na papierze. Wykonawca ma możliwość złożenia wniosku o wyjaśnienie treści zamówienia, co pozwala uniknąć błędnych założeń i nieporozumień. Można zapytać m.in. o:

• Dodatkowe zdjęcia przedmiotu zamówienia, które pomogą lepiej ocenić zakres prac.
• Zmianę parametrów sprzętu na nowszy technologicznie, jeśli oferta rynkowa uległa aktualizacji.
• Schematy infrastruktury technicznej, które ułatwią planowanie realizacji.
• Możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej, co może być ważne w przypadku inwestycji terenowych.

Jeśli pytanie wpłynie w terminie określonym w ustawie Pzp, zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi.

Można startować w wielu przetargach – ale z głową

Strategia firmy decyduje o liczbie składanych ofert. Im więcej aplikacji, tym większa szansa na zdobycie kontraktu, minimalizację skutków ewentualnych odrzuceń ofert czy opcja na wybór najbardziej dochodowych inwestycji. Jednocześnie może okazać się nadmiernym obciążeniem firmy, jeśli zostanie podpisanych zbyt wiele umów. Dodatkowo może to wymusić konieczność korzystania z podwykonawców, co niesie ryzyko utraty kontroli nad jakością. W ostateczności wysłanie zbyt wielu ofert na przetargi może prowadzić do utraty wadium. Dzieje się tak, gdy firma zdecyduje się na wycofanie propozycji po wygraniu zamówienia.

Można korzystać z narzędzi wspomagających zdobywanie przetargów

Monitorowanie zleceń podmiotów publicznych może być czasochłonne, dlatego warto korzystać z wyszukiwarki przetargów. Umożliwia ona:

• Automatyczne filtrowanie ogłoszeń według branży i lokalizacji.
• Powiadomienia o nowych postępowaniach.
• Pełną dokumentację zamówień dostępnych w jednym miejscu.
• Informacje o licytacjach komorniczych oraz planowanych inwestycjach.

Dzięki takim narzędziom można oszczędzić czas i zwiększyć efektywność składania ofert. Dodatkowo warto wyposażyć się w program do kosztorysowania (jeśli interesują nas przetargi budowlane) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Można składać odwołanie do KIO

Zamawiający nie zawsze działają zgodnie z literą prawa. Zazwyczaj nie jest to kwestia celowego popełnianych błędów, ale raczej niewiedzy czy ludzkich zaniedbań. Jeśli wykonawca uważa, że jego oferta została niesłusznie odrzucona, może złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Jest to istotny mechanizm kontroli, który pozwala zweryfikować decyzję zamawiającego i ewentualnie doprowadzić do jej unieważnienia. Odwołanie należy wnieść w określonym terminie – zazwyczaj 10 dni w przypadku zamówień powyżej progów unijnych i 5 dni dla pozostałych. W piśmie trzeba jasno wskazać zarzuty oraz przedstawić dowody na naruszenie przepisów.

KIO, po rozpoznaniu sprawy, może uwzględnić odwołanie, nakazując ponowną ocenę ofert, oddalić je lub umorzyć postępowanie. Cały proces trwa stosunkowo krótko, a jeśli rozstrzygnięcie okaże się niekorzystne, istnieje możliwość dalszego dochodzenia swoich praw przed sądem. Skorzystanie z tego środka prawnego daje wykonawcom szansę na przywrócenie oferty do postępowania i uniknięcie niesprawiedliwego wykluczenia z przetargu.

Można popełniać błędy – ale nie wszystkie

Procedury przetargowe są sformalizowane, ale nie oznacza to, że każdy błąd automatycznie eliminuje ofertę. Zamawiający ma obowiązek jednokrotnego wezwania do uzupełnienia brakujących dokumentów, takich jak:

• Pełnomocnictwo do podpisania oferty.
• Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
• Inne dokumenty, które nie wpływają na treść samej oferty.

Niektóre błędy jednak nie podlegają poprawie. Składając ofertę na przetargi budowlane należy uważać na:

• Brak dokumentów, które są wymagane na etapie składania oferty (np. kosztorysy, karty katalogowe, specyfikacje techniczne).
• Nieprawidłowe obliczenie ceny.
• Błędne uzupełnienie kluczowych załączników, zwłaszcza tych dotyczących technologii wykonania.

W specyficznych sytuacjach może zdarzyć się także, że zamawiający realizujący przetargi może wezwać do uzupełnienia dokumentów dwukrotnie. Przykładami takich zdarzeń są problemy techniczne z platformą, zbyt ogólne pisma kierowane do oferenta lub wezwanie na niepełny zakres wymaganych korekt.

Nie można składać błędnych podpisów

Od 2021 roku wszystkie postępowania przetargowe w Polsce odbywają się elektronicznie. Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub, w przypadku krajowych zamówień, podpisem zaufanym, lub osobistym. Nieprawidłowy podpis oznacza automatyczne odrzucenie oferty i niemożność jej poprawienia.

Nie można zapomnieć o wadium – pieniądze na zabezpieczenie

Wadium to finansowe zabezpieczenie oferty składanej na przetargi budowlane. Czasami zamawiający wymagają jego wniesienia, a zasada w tym wypadku jest prosta – potwierdzenie zabezpieczenia musi być gotowe przed terminem upływu składania ofert. Brak w tym zakresie lub nieprawidłowe wniesienie skutkuje automatycznym odrzuceniem oferty. Dlatego należy dokładnie sprawdzać wysokość i sposób wniesienia wadium – przelewem, gwarancją bankową lub ubezpieczeniową.

Nie można modyfikować formularza oferty

Formularz oferty jest dokumentem dostarczanym przez zamawiającego i musi być wypełniony zgodnie z jego wzorem. Jakiekolwiek zmiany w:

• cenach jednostkowych,
• kalkulacji wynagrodzenia,

mogą skutkować odrzuceniem propozycji składanej na przetargi. Warto sprawdzić kilka razy, czy dokument został poprawnie wypełniony i czy nie wprowadzono nieautoryzowanych zmian. Jeśli naszym zdaniem budzi on wątpliwości, powinniśmy o to dopytać na odpowiednim etapie.

Artykuł powstał przy współpracy z portalem przetargowym www.oferent.com.pl