Organizacja udanej konferencji czy sympozjum dla firm to nie lada wyzwanie. Przygotowanie tak prestiżowych wydarzeń może zajmować od kilku dni do kilku miesięcy. Na organizatorze przedsięwzięcia spoczywa duża odpowiedzialność. Niezależnie od skali i złożoności projektu zorganizowanie konferencji biznesowej wymaga zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania działań licznego zespołu osób. W niniejszym wpisie przedstawiamy kilka użytecznych wskazówek jak podejść do tematu profesjonalnie i osiągnąć sukces.
Spotkania biznesowe to kluczowy element funkcjonowania współczesnych firm niemal w każdej branży. Takie wydarzenia stwarzają możliwość nawiązywania kontaktów, sprzyjają wymianie informacji i jednocześnie planowaniu przyszłych działań. Wyróżniamy kilka rodzajów biznesowych spotkań. Należą do nich m.in. konferencje oraz sympozja. Terminy te często są używane zamiennie, jednak w praktyce znacząco się od siebie różnią. Konferencje dla firm to spotkania przedstawicieli określonych instytucji lub organizacji poświęcone omawianiu zagadnień związanych z funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Najczęściej mają one charakter otwarty i służą wymianie informacji oraz doświadczeń. Z kolei sympozjum jest zebraniem profesjonalistów lub specjalistów ze ściśle określonej dziedziny, np. medycyny. Sympozja odznaczają się dużym prestiżem i oficjalnym charakterem.
Organizacja i obsługa konferencji, sympozjów czy innych eventów biznesowych to nie tylko znalezienie odpowiedniego miejsca, ale wypadkowa dobrego planowania w połączeniu z doświadczeniem przy realizacji podobnych projektów. Organizację każdej konferencji biznesowej należy rozpocząć od przemyślenia koncepcji działania. Trzeba określić tematykę spotkania, a także ustalić listę gości. Sprecyzowanie tych kwestii już na samym początku sprawi, że każdy późniejszy element będzie ze sobą współgrał, tworząc sprawnie funkcjonujący mechanizm. Całokształt wydarzenia, jakie organizujemy, będzie zależał od odpowiedzi na kilka kluczowych pytań, przede wszystkim o to, co, gdzie, w jakim celu i dla kogo chcemy zorganizować. Tematykę eventu dobrze jest połączyć z charakterem miejsca, w którym będzie się odbywać. Na tej podstawie można będzie przystąpić do kolejnych etapów procesu organizacyjnego, a więc planowania kwestii technicznych i poszukiwania podwykonawców. Powodzenie eventu zależy w dużej mierze od prawidłowego wyposażenia sali. Ważnym elementem jest nie tylko wygląd miejsca konferencyjnego, ale też odpowiedni i sprawnie działający sprzęt. Jeśli obiekt go udostępnia, przed rozpoczęciem konferencji należy przeprowadzić próbę, aby wszystko było dobrze widoczne i słyszalne dla widzów. Ważne, aby dźwięk docierał równomiernie do wszystkich zakątków sali. Organizując spotkanie o charakterze biznesowym, nie można deprecjonować tego, jak ważny jest system nagłośnieniowy. W tym zakresie najlepiej zdać się na profesjonalistów. Rozwiązaniem, które na pewno warte jest rozważenia, jest wynajem nagłośnienia od zewnętrznej firmy. Profesjonalna wypożyczalnia nagłośnienia zapewnia nie tylko sprzęt, ale też fachowe doradztwo oraz kompleksową obsługę techniczną. Z pewnością warto wziąć pod uwagę taką opcję.
Ważne miejsce w życiu firm zajmują dziś eventy wirtualne. Za pośrednictwem narzędzi dostępnych w Internecie można śmiało przeprowadzać pełne atrakcyjności wizualnej wydarzenia online. Dzięki wykorzystaniu technologii można zgromadzić w jednym miejscu większą liczbę ludzi w porównaniu do tradycyjnego spotkania. Nie znaczy to oczywiście, że formuła offline jest już przestarzała. Eventy biznesowe „w realu” nadal są – i będą – ważne, bo nic nie zastąpi spotkania twarzą w twarz. Dlatego planując zorganizowanie konferencji warto skorzystać z pomocy specjalistów posiadających doświadczenie w obydwu tych obszarach.
