Województwo śląskie to jeden z najsilniej rozwiniętych gospodarczo i demograficznie regionów w
Polsce, a także największy zurbanizowany obszar w Europie środkowo-wschodniej. W związku z tym
jest to miejsce, w którym odbywa się wiele konferencji wszelkiego typu, m.in. biznesowych. W jaki
sposób zorganizować tu event tego typu? Gdzie? W hotelu a może w specjalnym ośrodku
szkoleniowym? Podpowiadamy.
Konferencja może być zdefiniowania jako spotkanie przedstawicieli określonych instytucji lub
organizacji, których celem jest omówienie wcześniej ustalonych zagadnień. W związku z tym konieczne
jest jej dokładne zaplanowanie. Jakie poszczególne etapy należy uwzględnić w pracach nad organizacją
eventu?
Podobnie jak w przypadku organizowania wielu innych elementów naszego życia konieczne jest
posiadanie planu działania. W zależności od typu konferencja może mieć zróżnicowany cel —
przedstawienie najnowszych wyników badań z danej dziedziny, omówienie funkcjonowania i rozwoju
przedsiębiorstwa czy zaprezentowanie założeń politycznych. Konieczne jest także określenie adresatów wydarzenia, liczby zaplanowanych uczestników, nazwisk prelegentów oraz nazw sponsorów i partnerów wydarzenia.
Plan zawsze powinien być zestawiony z posiadanym budżetem, by móc
sprawdzić, ile pieniędzy można wydać i jak rozdzielić je pomiędzy niezbędne zagadnienia, takie jak sala
lub hotel, catering, marketing etc.
Podczas jego ustalania pod uwagę należy wziąć nie tylko dostępność prelegentów oraz honorowych
gości, a także kalendarz wydarzeń związanych z daną branżą, by wydarzenia nie kolidowały ze sobą.
Miejsce organizacji konferencji jest niezwykle ważnym elementem podczas organizacji eventu.
Ośrodki szkoleniowe, wirtualne biura, a także hotele, takie jak np. www.hotelalpex.pl
Podczas porównywania dostępnych ofert warto skupić się na wielkości sal konferencyjnych
oraz możliwości zaaranżowania przestrzeni według własnych potrzeb, lokalizacji (powinna być
położona w dogodnym komunikacyjnie miejscu, by umożliwić dojazd własnym samochodem, jak i
komunikacją publiczną), a także ich standardzie oraz wyposażeniu. Na Śląsku warto szukać sali
konferencyjnej nie tylko w Katowicach, ale i sąsiednich miastach, np. w Zabrzu, które są ze sobą bardzo
dobrze skomunikowane. W przypadku dużej liczby gości spoza miasta warto zadbać o zakwaterowanie
dla nich, w tym przypadku dobrym pomysłem znów będzie hotel.
W dobrym guście jest zapewnienie uczestnikom konferencji komfortowych warunków, w tym
wyżywienia. Warto zastanowić się nad tym, jakie posiłki warto zapewnić uczestnikom wydarzenia. Może
być to słodki stół, jak i słone przekąski lub obiad. Wszystko zależy od charakteru i
czasu trwania konferencji.
Marketing, który związany jest z organizacją konferencji, bardzo często zależny jest od budżetu oraz
charakteru wydarzenia i może przybierać różne formy — można postawić na zaproszenie
gości w formie e-maila lub listu, kartki, jak i poprzez zorganizowanie wydarzenia w social
media. W tym kontekście warto zadbać także o upominki, które zostaną wręczone
uczestnikom konferencji.
Nie tylko informacja o tym, że konkretne, dane wydarzenie się odbędzie, jest ważna. Istotne jest
także poinformowanie gości o przebiegu konferencji. Dzięki temu będą mogli oni dowiedzieć się, co
oferuje i móc zdecydować, czy zarejestrować się na wydarzenie. Warto jednak pamiętać, aby w
komunikacji zachować umiar i nie bombardować uczestników nadmiarem informacji.
Wypadki zdarzają się w najmniej odpowiednich momentach, dlatego podczas planowania konferencji
warto pamiętać o ustaleniu planu B, który będzie mógł zostać wdrożony, gdy jeden z
prelegentów nie dotrze na czas lub nie pojawi się na wydarzeniu w ogóle.
